La commande arrive. La fiche de suivi est déjà prête.
Dans ces deux boutiques de matériaux, chaque vente créait autrefois une fiche Trello à la main. Numéro, référence, marque, distributeur, prix : les mêmes informations étaient recopiées pour préparer l’expédition.
Le point de départ
Ce qui coinçait.
Une commande était ressaisie manuellement dans Trello. D’après le responsable marketing cité par Zapier, créer une seule fiche prenait environ sept minutes.
À mesure que Materialesdefabrica.com et Habitium grandissent, recopier une vente dans Trello ne tient plus. Chaque fiche exigeait numéro de commande, référence, marque, distributeur et prix. Sept minutes par fiche paraissent peu ; c’est la répétition quotidienne qui bloque le traitement.
Le flux pas à pas
Chaque étape résout une rupture manuelle entre les outils métiers déjà utilisés par l'équipe.
- 01PrestaShop · e-mail
La vente est confirmée
L’e-mail de confirmation de commande devient le point de départ du traitement.
- 02Email Parser
Les champs sont extraits
Le parseur relève les informations utiles à partir du message.
- 03Trello · Google Sheets
Le suivi est alimenté
Une fiche de commande et une ligne de tableau sont ajoutées automatiquement.
- 04Help Scout · équipe
Un humain valide
Un ticket est créé ; un membre du support vérifie et approuve avant transmission au fournisseur.
Le schéma décrypté
Derrière les quatre étapes.
Ce que les outils font circuler
PrestaShop ne disposait pas d’intégration Zapier adaptée au récit. L’équipe utilise donc l’e-mail de confirmation comme entrée : Email Parser en extrait les champs, un premier circuit crée la carte Trello et la ligne Google Sheets, un second ouvre un échange Help Scout. Le message commercial devient ainsi une donnée structurée exploitable dans plusieurs outils.
Ce qui reste humain
Le support examine et approuve toujours la commande avant son passage au fabricant ou au distributeur. Automatiser la création du dossier ne revient pas à expédier aveuglément : la vérification humaine reste placée au moment où elle sert vraiment.
Impact mesuré & quotidien
gagnées par semaine sur la préparation des commandes
nécessaires auparavant pour créer une fiche commande
L’effet direct sur l’activité
Zapier rapporte plus de six heures gagnées chaque semaine sur le traitement des commandes. Les sept minutes sont le temps déclaré pour créer manuellement une fiche avant automatisation, pas un gain mesuré par commande.
Ce que les collaborateurs y gagnent
Le support garde la validation et les problèmes de commande. Il ne passe plus son temps à retaper les mêmes données entre e-mail, tableau et outil de suivi.
Méthodologie & précisions sur les chiffres
Le temps de sept minutes correspond à la création manuelle d’une fiche avant l’automatisation. Les six heures économisées par semaine concernent la préparation des commandes ; le chiffre d’affaires des deux boutiques n’est pas une mesure de ce gain.
Source d’origine : Krystina Martinez, « 'Easy automation': How Zapier helped this Spanish eCommerce company scale », Zapier, 3 mars 2021. Consulter le dossier source
Parler de mon processusL’angle Studio
Ce que l’IA apporterait à cette automatisation
Dans notre pratique de studio, une automatisation classique déplace les données, mais l’IA intervient pour contextualiser, trier et pré-mâcher le travail avant décision humaine.
Un parseur extrait les champs de l’e-mail et crée les dossiers de commande.
Une couche IA pourrait lire les confirmations dont la mise en page varie, rapprocher références et désignations, puis isoler les champs ambigus ou manquants pour le support. La validation avant commande fournisseur resterait humaine.
Le système ne serait plus dépendant d’un seul modèle d’e-mail : les cas irréguliers deviendraient une liste d’exceptions à vérifier plutôt qu’une ressaisie complète.
Vous aussi, vous voulez préparer le suivi de vos commandes sans recopier les mêmes informations à chaque vente ?
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