Un prospect contacte le cabinet. La conversation démarre en deux minutes.
Entre 30 et 70 nouveaux prospects par jour : les demandes du cabinet Rozas attendaient dans les e-mails le temps d’être recopiées dans l’outil de suivi. Le circuit prépare la fiche et le premier contact.
Le point de départ
Ce qui coinçait.
L’équipe lisait chaque demande reçue par e-mail, saisissait coordonnées et type de dossier dans Clio Grow, déplaçait la fiche puis préparait une réponse et un appel.
Quand 30 à 70 personnes contactent chaque jour un cabinet, la minute perdue à ressaisir chacune des demandes se multiplie. Un prospect attend une réponse sur une situation souvent urgente ; l’équipe d’accueil, elle, doit d’abord retrouver et classer son message avant de pouvoir parler avec lui.
Le flux pas à pas
Chaque étape résout une rupture manuelle entre les outils métiers déjà utilisés par l'équipe.
- 01Formulaire · e-mail
La demande entre
Les sollicitations du site ou des campagnes arrivent dans la boîte marketing.
- 02IA · Zapier
Le besoin est classé
Le message est analysé pour identifier le type de dossier et préparer des questions.
- 03Clio Grow
La fiche est prête
Les informations du prospect sont enregistrées dans le suivi du cabinet.
- 04RingCentral · Gmail
Le contact démarre
SMS, e-mail et alerte à l’équipe sont déclenchés pour engager un échange.
Le schéma décrypté
Derrière les quatre étapes.
Ce que les outils font circuler
Un message issu du site ou d’une campagne entre dans la boîte marketing. Une étape IA identifie le type de dossier et prépare les questions utiles ; Clio Grow reçoit la fiche, puis RingCentral et Gmail lancent le contact par SMS et e-mail. Une alerte appelle aussi l’équipe d’accueil à reprendre l’échange. Le parcours décrit prend environ deux minutes entre la demande et son démarrage.
Ce qui reste humain
La qualification accélère le premier échange, elle ne remplace ni l’écoute du prospect ni le conseil juridique. Le cabinet demande que les communications engageantes pour le client soient revues par un juriste. Les 66 heures mensuelles concernent le travail administratif libéré ; l’évolution de la conversion est une observation distincte.
Impact mesuré & quotidien
entre la demande et le démarrage du contact
de saisie administrative économisées chaque mois
L’effet direct sur l’activité
Le parcours prend environ deux minutes à partir du formulaire. Le responsable du cabinet estime à plus de 66 heures par mois le temps de saisie économisé et rapporte une hausse du taux de conversion de 11,06 % à 13,58 % sur la période citée ; cette hausse ne peut être attribuée au seul flux.
Ce que les collaborateurs y gagnent
L’équipe d’accueil peut parler au prospect avec sa fiche déjà constituée. Le cabinet précise que les communications engageantes pour le client doivent toujours être examinées par un juriste.
Méthodologie & précisions sur les chiffres
Les 66 heures mensuelles sont l’estimation du cabinet pour la saisie évitée. L’évolution du taux de conversion de 11,06 % à 13,58 % a été observée sur la période citée ; elle ne mesure pas l’effet isolé de ce seul flux.
Source d’origine : Rob Ayre, « How Rozas uses Zapier to give every lead a 2-minute headstart », Zapier, 19 août 2026. Consulter le dossier source
Parler de mon processusL’angle Studio
Comment l’IA irait plus loin dans ce flux
Dans notre pratique de studio, une automatisation classique déplace les données, mais l’IA intervient pour contextualiser, trier et pré-mâcher le travail avant décision humaine.
L’IA classe déjà la demande et prépare les premières questions avant le contact de l’équipe.
HubStore pourrait faire ressortir les éléments manquants et les demandes explicitement urgentes, puis proposer à l’accueil une trame de rappel adaptée au type de dossier. L’équipe vérifierait le tri ; tout conseil ou message engageant resterait validé par un juriste.
Au lieu de seulement contacter plus vite, le cabinet commencerait l’échange avec les bonnes questions, sans confier l’analyse juridique à une machine.
Vous aussi, vous voulez qualifier les demandes reçues par votre cabinet et préparer le premier contact sans saisie manuelle ?
Vous rencontrez le même problème que Rozas ? HubStore vous accompagne pour mettre en place un système adapté à votre métier et y intégrer l’intelligence artificielle là où elle est utile. Que vous utilisiez déjà des outils ou non, partons de votre besoin et de la réalité de votre équipe.