Le dossier du candidat avance. Sans demander les mêmes pièces deux fois.
Accompagner un candidat jusqu’à son doctorat prend des mois et beaucoup de documents. Chez Scentia, chaque e-mail et chaque pièce devait être suivi dans le CRM ; l’agence Makeitfuture a relié le parcours.
Le point de départ
Ce qui coinçait.
Les demandes du site arrivaient dans Outlook. Un collaborateur créait chaque fiche et vérifiait manuellement les documents, les réponses et le statut dans Pipedrive.
Un projet de doctorat se prépare sur plusieurs semaines ou mois. Certificats, diplômes et échanges arrivent à des moments différents ; si le conseiller doit reporter à la main chaque réponse dans Pipedrive, le dossier perd vite sa continuité, surtout quand plusieurs collaborateurs interviennent.
Le flux pas à pas
Chaque étape résout une rupture manuelle entre les outils métiers déjà utilisés par l'équipe.
- 01Site WordPress
La candidature démarre
Le formulaire du site constitue le point d’entrée du nouveau contact.
- 02Make · Airtable
Le contact est transmis
Un responsable est prévenu et les données sont enregistrées pour le suivi.
- 03Outlook
La relation continue
Les échanges et les relances sont organisés au bon moment.
- 04Pipedrive · équipe
Le statut est visible
Le CRM regroupe les étapes ; l’équipe vérifie les pièces et conseille la personne.
Le schéma décrypté
Derrière les quatre étapes.
Ce que les outils font circuler
La demande commence sur le site WordPress. Make prévient la personne chargée du suivi et transmet les coordonnées à Airtable ; Outlook organise les échanges et les relances, tandis que Pipedrive regroupe les statuts du candidat. L’agence Makeitfuture a relié les outils déjà employés par Scentia, au lieu de demander aux conseillers de remplacer tout leur environnement de travail.
Ce qui reste humain
Le circuit organise les informations et les rappels, mais ne décide pas si les pièces répondent aux exigences d’une université. Cette vérification et le conseil sur le programme restent humains. Les dix heures hebdomadaires récupérées peuvent alors servir aux consultations plutôt qu’à la mise à jour des fiches.
Impact mesuré & quotidien
économisées chaque semaine sur le parcours de contact
des dossiers et statuts regroupé dans le CRM
L’effet direct sur l’activité
Le contact issu du site entre dans le suivi sans ressaisie et son dossier reste visible dans Pipedrive. Ce parcours libère environ dix heures chaque semaine et permet à l’équipe de traiter davantage de demandes entrantes.
Ce que les collaborateurs y gagnent
Le conseiller peut accompagner le candidat sur le choix d’un programme et sur son dossier, plutôt que courir après la dernière version de chaque information.
Méthodologie & précisions sur les chiffres
Environ dix heures gagnées par semaine sur le suivi des candidats, d’après le récit publié par Make en 2021. L’examen des documents et l’accompagnement jusqu’à l’université restent assurés par les conseillers.
Source d’origine : Gracia Kleijnen, « How Scentia Saves 10/hrs a Week with Client Onboarding Automation », Make, 19 mai 2021. Consulter le dossier source
Parler de mon processusL’angle Studio
Ce que l’IA apporterait à cette automatisation
Dans notre pratique de studio, une automatisation classique déplace les données, mais l’IA intervient pour contextualiser, trier et pré-mâcher le travail avant décision humaine.
Les messages et statuts des candidats circulent déjà entre le site, la messagerie et Pipedrive.
HubStore pourrait extraire les pièces citées dans les e-mails, les rapprocher de la liste attendue pour le dossier et proposer un rappel personnalisé sur les manques. Le conseiller vérifierait le contenu et resterait seul à apprécier la validité académique des pièces.
Le CRM ne montrerait plus seulement où en est le candidat : il aiderait le conseiller à identifier la prochaine question utile pour faire avancer son dossier.
Vous aussi, vous voulez suivre les dossiers de vos candidats, leurs documents et leurs relances dans un parcours cohérent ?
Vous rencontrez le même problème que Scentia ? HubStore vous accompagne pour mettre en place un système adapté à votre métier et y intégrer l’intelligence artificielle là où elle est utile. Que vous utilisiez déjà des outils ou non, partons de votre besoin et de la réalité de votre équipe.