Une demande reçue. La commande suit, sans ressaisie.
TinySuperheroes expédie des capes à des enfants confrontés à la maladie ou au handicap. Chaque demande passait par plusieurs outils avant de devenir un colis. Sa fondatrice Robyn Rosenberger a relié ces étapes pour ne plus recréer chaque commande à la main.
Le point de départ
Ce qui coinçait.
Chaque commande était recréée manuellement après la réception d’une demande.
Une demande de cape mobilise plusieurs métiers : recueillir les informations de la famille, retrouver le contact, préparer la commande, puis expédier. Quand la fondatrice doit reprendre les mêmes réponses dans chaque outil, le temps consacré aux enfants se transforme en temps de bureau.
Le circuit, étape par étape
Une seule saisie. Les bons outils reçoivent la suite.
Le formulaire déclenche un flux Zapier entre quatre applications ; l’expédition physique reste entre les mains de l’équipe.
- 01Typeform
La demande arrive
Un proche remplit le formulaire pour demander une cape.
- 02Google Sheets
L’information est conservée
La réponse ajoute une ligne à la base de suivi de l’équipe.
- 03ActiveCampaign
Le contact est créé
Les champs utiles du formulaire alimentent automatiquement la fiche contact.
- 04ShipStation
La commande est préparée
Les mêmes données créent une commande ; l’équipe peut imprimer l’étiquette et expédier la cape.
Le point de départ réel
Tout commence par ce formulaire.
La demande n’est pas un exemple inventé pour illustrer le circuit : Zapier montre le formulaire utilisé dans le témoignage. Ses réponses servent ensuite au suivi, à la fiche contact et à la création de la commande.
Le schéma décrypté
Derrière les quatre étapes.
Ce que les outils font circuler
Le formulaire Typeform est le point de départ. Ses réponses alimentent une ligne Google Sheets pour le suivi, une fiche ActiveCampaign pour le contact et une commande ShipStation pour la préparation de l’envoi. Ce sont les mêmes informations qui circulent : il ne s’agit pas de demander à la famille de remplir quatre formulaires.
Ce qui reste humain
Le logiciel prépare le dossier et la commande ; l’équipe continue de fabriquer, vérifier, étiqueter et expédier les capes. Le volume de capes envoyé pendant l’année citée donne l’échelle de l’activité, pas une preuve que l’automatisation a créé à elle seule cette croissance.
Du temps rendu à l’envoi, pas à la saisie.
Ce que l’équipe récupère
Du temps pour les capes. Pas pour ressaisir les commandes.
Robyn créait auparavant chaque commande à la main. Le flux lui rend des heures de préparation. Elle raconte avoir expédié plus de 10 000 capes pendant l’année évoquée : davantage que pendant les cinq premières années de l’association réunies.
Chez vous, où l’information est-elle recopiée ?
L’équipe se concentre sur la préparation et l’envoi des capes plutôt que sur la recréation des commandes.
Un formulaire, un tableau, un CRM, puis un outil de livraison ou de facturation : si les mêmes champs passent d’un écran à l’autre, c’est ce passage qu’il faut examiner. On part de votre flux réel, puis on choisit ce qui peut être relié et ce qui doit rester validé par une personne.
L’angle Studio
Ce que l’IA apporterait à cette automatisation
Dans notre pratique de studio, une automatisation classique déplace les données, mais l’IA intervient pour contextualiser, trier et pré-mâcher le travail avant décision humaine.
Le formulaire transmet les mêmes données au suivi, au contact et à la préparation de l’envoi.
À partir des réponses libres de la famille, une IA pourrait préparer pour l’équipe un résumé des demandes particulières et signaler les informations manquantes avant la création de la commande. Une personne confirmerait les éléments sensibles avant tout envoi.
On ne gagnerait pas seulement une saisie : chaque dossier arriverait avec un contexte immédiatement exploitable pour préparer la cape et contacter la famille si nécessaire.
Vous aussi, vous voulez transformer chaque demande en commande prête à expédier, sans ressaisie ?
Vous rencontrez le même problème que TinySuperheroes ? HubStore vous accompagne pour mettre en place un système adapté à votre métier et y intégrer l’intelligence artificielle là où elle est utile. Que vous utilisiez déjà des outils ou non, partons de votre besoin et de la réalité de votre équipe.