Le CRM tombe. Les demandes clients continuent d’arriver.
Lors d’une panne du logiciel de concession, l’équipe commerciale n’avait plus accès à ses prospects. Un circuit de secours a permis de recevoir les demandes, de les attribuer et de continuer à répondre.
Le point de départ
Ce qui coinçait.
Une panne du CRM empêchait les équipes de voir et de suivre les demandes. Les messages arrivaient de canaux variés et devaient être ressaisis ou risquaient de se perdre.
Une panne liée à l’attaque de CDK Global a rendu le CRM indisponible pour les concessions. Or les demandes de véhicules n’allaient pas attendre son retour. La priorité était concrète : permettre aux commerciaux de voir les nouveaux prospects et de les rappeler malgré l’outil central hors service.
Le flux pas à pas
Chaque étape résout une rupture manuelle entre les outils métiers déjà utilisés par l'équipe.
- 01Gmail
Les demandes arrivent ailleurs
Une boîte de secours collecte les e-mails prospects lorsque le CRM n’est pas accessible.
- 02Zapier · Python
Les données sont extraites
Un traitement relève nom, coordonnées, véhicule demandé et code postal.
- 03Asana
Le bon commercial est alerté
Chaque demande devient une tâche attribuée à un membre de l’équipe internet.
- 04Tables · Sheets
Le suivi reste visible
Après la panne, un registre et un tableau partagé prolongent le suivi des leads.
Le schéma décrypté
Derrière les quatre étapes.
Ce que les outils font circuler
Une boîte Gmail de secours reçoit les demandes. Un traitement Python en extrait les coordonnées, le véhicule et le code postal ; Zapier crée ensuite une tâche Asana attribuée au bon commercial. Après le rétablissement du CRM, le dispositif s’est prolongé avec Zapier Tables et un tableau Google Sheets partagé. La solution de crise et le système de suivi ultérieur sont deux étapes de la même histoire.
Ce qui reste humain
L’automatisation ne vend pas la voiture : elle évite que la demande soit invisible pendant la panne. Le commercial garde la conversation et le rappel. Les 4 000 à 5 000 demandes mensuelles décrivent le volume à protéger, pas autant de nouvelles ventes générées.
Impact mesuré & quotidien
gagnées chaque semaine sur la gestion des demandes
demandes reçues chaque mois par les concessions
L’effet direct sur l’activité
Quand le CRM tombe, les demandes continuent d’être distribuées aux commerciaux au lieu d’attendre la remise en service. Les concessions reçoivent 4 000 à 5 000 demandes par mois ; le circuit de secours évite de perdre leur trace. La source annonce aussi plus de 20 heures gagnées par semaine.
Ce que les collaborateurs y gagnent
Les commerciaux peuvent rappeler leurs prospects plutôt que reconstituer des listes à la main. La direction garde de la visibilité quand l’outil principal est indisponible.
Méthodologie & précisions sur les chiffres
Le gain de plus de 20 heures par semaine est annoncé dans le titre du témoignage Zapier, sans détail de calcul. Les 4 000 à 5 000 demandes par mois représentent le volume habituel des concessions, pas un supplément généré par le flux.
Source d’origine : Gina King, « How Toyota of Orlando saves 20+ hours a week and protects revenue with automation », Zapier, 23 mai 2025. Consulter le dossier source
Parler de mon processusL’angle Studio
Ce que l’IA apporterait à cette automatisation
Dans notre pratique de studio, une automatisation classique déplace les données, mais l’IA intervient pour contextualiser, trier et pré-mâcher le travail avant décision humaine.
La boîte de secours extrait les coordonnées et distribue les demandes aux commerciaux pendant la panne du CRM.
HubStore pourrait y ajouter une lecture des messages libres pour repérer le véhicule recherché, une question de financement ou une demande de rappel. L’IA préparerait un résumé et signalerait les informations incertaines au commercial, sans répondre à sa place.
Même sans CRM, le commercial disposerait du contexte de la demande dès l’attribution et pourrait reprendre une conversation plus pertinente, plutôt qu’une simple fiche de contact.
Vous aussi, vous voulez recevoir, attribuer et suivre chaque demande client, même quand votre CRM est indisponible ?
Vous rencontrez le même problème que Toyota of Orlando ? HubStore vous accompagne pour mettre en place un système adapté à votre métier et y intégrer l’intelligence artificielle là où elle est utile. Que vous utilisiez déjà des outils ou non, partons de votre besoin et de la réalité de votre équipe.